Isikuandmete töötlemise eesmärk ja põhimõtted

Antsla Vallavalitsuse kui ametiasutuse (edaspidi vallavalitsus) tegevuse põhieesmärgiks on talle seaduste ja nende alusel antud õigusaktidega  pandud avalike ülesannete täitmine, sh isikutele avalike teenuste osutamine.

Teenuse osutamiseks vajame asjakohaseid andmeid, sealhulgas ka isikuandmeid.

Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust.

Eriliigilised isikuandmed on isiku:

- rassiline või etniline päritolu;

-  poliitilised vaated;

- usulised või filosoofilised veendumused;

- ametiühingusse kuulumine;

- geneetilised andmed;

- füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavad  biomeetrilisi  andmed;

- terviseandmed;

-  andmed füüsilise isiku  seksuaalelu  ja  seksuaalse sättumuse kohta.

Eriliigilisi andmeid võib töödelda ainult üldmääruse artikli 9 lõikes 2 nimetatud juhtudel.

Seega tuleb isikuandmetena käsitleda kõiki andmeid, mis kasvõi kaudseltki on füüsilise isikuga seostatavad.

Selliste andmetega tehtavaid toiminguid loetakse isikuandmete töötlemiseks.

Isikuandmeid töödeldes järgime Eestis kehtivaid seadusi, sealhulgas Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärust (GDPR).

25. mail 2018. a jõustunud Euroopa Liidu isikuandmete kaitse määruse eesmärk on kindlustada isikute andmeid puudutava teabe  parem kaitse, andes isikule suurema kontrolli oma andmete üle. Samuti seab nõuded isikuandmete menetlemiseks ja töötlemiseks ning sätestab isikute õigused kontrollida, milliseid andmeid tema kohta on kogutud, milleks ja kuidas andmeid kasutatakse  ja kellele edastatakse.

Vallavalitsus  töötleb isikuandmeid sellises ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.

 

Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine omavalitsusorgani poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

Isikuandmeid (nimi, isikukood, aadress, e-posti aadress, telefon) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise vallavalitsusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastikuregistrist või äriregistrist.

Kui kirja vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitame saatjat.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

Kuidas töödeltakse Teie isikuandmeid ja eraelulist teavet?

Lähtudes Isikuandmete kaitse seadusest töötleb vallavalitsus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.

Vallavalitsusel on kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest internetis avaldada või muul viisil igaühele kättesaadavaks teha.
Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks näinud ette kitsendused. Vallavalitsuse sisemise töökorraldusega püüame teha kõik, et eraelu võimalikult vähe riivataks ning asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute kätte.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on õigus igaühel tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist.

Juhul kui Teie hinnangul on vallavalitsus kogunud või kasutanud Teie andmeid ebaseaduslikult, siis on Teil õigus pöörduda vastavasisulise kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

Isiku andmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. Eraisikute kirjad (nii saabunud kui ka välja saadetud) registreeritakse vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris Amphora. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs valla veebilehelt www.antsla.ee.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on isiku tuvastamist võimaldavate andmete osas juurdepääsupiiranguga. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid kasutatakse vallavalitsuse siseselt.  Avalikus dokumendiregistris ei näidata eraisikust dokumendi saajat/saatjat nimeliselt, vaid märkega „eraisik".

Samuti ei avaldata dokumendiregistri kaudu isikuandmeid sisaldavaid dokumente (kiri, otsus, korraldus, leping, protokoll jm).

Kui saadate kirja ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie kiri avaliku teabe seaduse alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav.

Juurdepääsupiiranguga dokumentidega on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel, kui teabenõudjal on taotletavale teabele juurdepääsuõigus. Teabenõude saamisel hindame, kas küsitud dokumendi saab välja anda täielikult või osaliselt. Dokumenti väljastades eemaldame isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine küsitud dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse

§-is 35 või muus eriseaduses. Juurdepääsupiiranguga dokumendi väljastame asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida, näiteks uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus.

Kui õigusakti või protokolli sisu on asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave siis õigusakti või protokolli ei avalikustata.

Kirjavahetuses või lepingu osapoolena juriidilise isiku või asutuse töötajaga või füüsilisest isikust ettevõtjaga eeldame, et isik ei kasuta tööalaselt isiklikke kontaktandmeid. Tööalases suhtluses ei ole tegemist eraisikuga ja dokumendid on dokumendiregistris avalikud.

 

Vallavalitsusel on õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või interneti väljaandes "Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

1. dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
2. puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
3. haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

Interneti väljaandes "Ametlikud Teadaanded" avalikustab vallavalitsus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt.

Kui esineb ilmne avalik huvi meile teada olevate sündmuste ja faktide kohta, võime avaliku teabe seaduse alusel (§ 30 lg 4, § 38 lg1) neid asjaolusid avalikustada. Seda õigust kasutatakse üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

 

Tööle kandideerimine

Tööle kandideerijatelt küsitakse CV-d kandidaadi enda eelistatud vormis ja sisukuses. Ootame, et CV kajastaks kandidaadi hariduskäiku ja töökogemust. Eeldame, et võime suhelda kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega. Kandidaadi kohta info kogumisel võime kasutada avalikke allikaid.

Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Kandidaatide andmeid ei avaldata teistele kandidaatidele ega isikutele, kes värbamis- ja valikuprotsessis ei osale. Kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud, tal on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi või vastuväiteid.

Kandidaatide esitatud dokumente ning muid värbamis- ja valikuprotsessi käigus tähtsust omavaid dokumente säilitatakse vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauem kui üks aasta valiku lõppotsuse tegemisest.

 

Pöördumisele vastamine ja dokumentide saatmine

Isiku pöördumisele vastatakse tema soovitud viisil kas telefoni, e-posti või posti teel. Dokumentide edastamisel eelistatakse võimalusel e-posti, reeglina  e-kirju ei krüpteeri. Krüpteeritud või tähitud kirjana saadetakse dokumente, mis sisaldavad eriti tundlikku teavet või kui see on nõutud õigusaktis.

Kättetoimetamisel  kasutatakse eelkõige kontaktandmeid, mida isik on meile ise avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Kasutame ka isiku ametlikku e-posti aadressi (isikukood@eesti.ee, registrikood@eesti.ee).

Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele

Haldusmenetluse raames edastame kolmandatele isikutele andmeid vaid juhul, kui neil on selle küsimiseks otsene seadusest tulenev õigus (nt kohtueelne menetleja, kohus) ja põhjendatud vajadus.

Igaühel on õigus igas menetluse staadiumis tutvuda vallavalitsuses säilitatavate asjakohaste dokumentidega, kui nende andmete avaldamine ei ole seadusega keelatud.

Peetakse kinni põhimõttest mitte töödelda andmeid viisil, mis ei ole kooskõlas eesmärgiga, milleks me need andmed saime.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele, avaliku teenistuse seadusele on vallavalitsuse, vallavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning vallavalitsuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab vallavalitsus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

Haldusmenetluse seadusele tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda vallavalitsuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

Riikliku järelevalve menetluse käigus kogutud dokumentide suhtes kohaldame juurdepääsupiirangut kuni otsuse vastuvõtmiseni, kui ei ole muud alust teabele juurdepääsu piirata.

Õigus tutvuda enda andmetega

Igaühel on õigus küsida vallavalitsuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ja teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.

Kui isik kasutab pöördumiseks e-posti, siis soovime taotlust digitaalselt allkirjastatult, et oleksime isikuandmeid väljastades veendunud taotleja isikusamasuses.

Igal isikul õigus saada teada:

- milliseid isikuandmeid tema kohta vallavalitsuses kogutakse ja on kogutud;

- millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;

- millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on vallavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:

- pöörduda järelepärimisega ametniku poole, tulles ametniku vastuvõtule;

- esitada kirjalik taotlus (F.R.Kreutzwaldi tn 1 Antsla linn, 66403; e-post:vald@antsla.ee);

- taotleda teabenõude korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist;

- tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega vallavalitsuses koha peal.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

Andmete taotleja peab vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama.

Vallavalitsus väljastab nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul.

Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib vallavalitsus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.

Vallavalitsus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

1. kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
2. takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;

       3.  ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Enda kohta käivaid andmeid saab kontrollida riigiportaali www.eesti.ee e-teenuste kaudu ka riiklikest registritest, kuhu vallavalitsus andmeid annab, näiteks Eesti rahvastikuregister, ehitisregister, maamaksu infosüsteem, EHIS, jne.

Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek vallavalitsusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele (tel 785 5164, e-post vald@antsla.ee või posti teel F.R.Kreutzwaldi tn 1 Antsla linn, 66403). Paranduste tegemiseks võib vallavalitsus nõuda täiendavaid tõendeid.

Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab vallavalitsus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt kirjaliku nõusoleku. See on põhjus, miks erinevatele preemiatele, konkurssidele esitamiseks või valla veebilehel või valla ajalehes isikuga seotud andmete edastamiseks või avalikustamiseks on vaja ka vastava isiku nõusolekut.

Kui vallavalitsusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.

Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate küsimuste korral saate pöörduda andmekaitsega tegeleva ametniku (andmekaitsespetsialisti) poole, kelleks on määratud   kantselei peaspetsialist Tiina Trump, telefon 785 5004, e-post tiina@antsla.ee .